Användarmanual för CyberVote

För administratörer

Den här manualen guidar dig som administratör genom systemets olika funktioner för att du effektivt ska kunna hantera digitala möten.

Mötesöversikt

När du har loggat in kommer du till mötesöversikten. Här ser du två listor:

  • Kommande möten: Möten som är schemalagda men ännu inte avslutade. Klicka på ett möte för att öppna och administrera det.
  • Tidigare möten: Avslutade möten. Här kan du se grundläggande information och hämta rapporter.

Hantera förtroendevalda

Via menyn längst upp på sidan kan du navigera till medlemmar. Detta är ert digitala register där ni hanterar alla ledamöter och ersättare.

  • Översikt: Se en komplett lista över alla förtroendevalda, deras partitillhörighet, roll och tjänstgöringsordning.
  • Lägg till/Redigera/Ta bort: Skapa nya förtroendevalda, ändra uppgifter för befintliga, eller ta bort de som inte längre är aktiva.
  • Tjänstgöringsordning: Ange en siffra för varje ersättare som bestämmer i vilken ordning de kallas in. Detta är avgörande för att systemet automatiskt ska kunna föreslå rätt ersättare.
  • Redigera förtroendevald/QR-kod: Tryck på pennikonen på valfri förtroendevald för att redigera den. Här finner du också en QR-kod som länkar till den förtroendevaldas applikation.

Ett korrekt register är grunden för att funktioner som närvarohantering och ersättarsystemet ska fungera korrekt under mötet.

Hantera platser (Platskarta)

På sidan för platshantering (platser) konfigurerar du den digitala platskartan för er möteslokal. Detta är en kritisk funktion för att systemet ska kunna hantera närvaro och ersättare korrekt.

  • Skapa och arrangera platser: Lägg till, flytta och ta bort platser för att visuellt efterlikna er fysiska möteslokal.

En korrekt konfigurerad platskarta är fundamental för närvarohantering, ersättarsystemet och den visuella presentationen i projektorvyn.

Skapa ett nytt möte

  1. På mötesöversikten, klicka på knappen "Skapa nytt möte".
  2. Fyll i Starttid och Namn för mötet.
  3. Klicka på "Skapa". Du skickas automatiskt vidare till det nya mötets agendasida.

Hantera ett möte

När du öppnar ett möte ser du en huvudmeny med flikar som Agenda, Närvaro och Votering.

Starta och avsluta mötet

Använd knappen "Starta möte" för att aktivera mötet.

Projektorvy (Infoskärm)

För att visa information för alla deltagare på en större skärm kan du använda projektorvyn. Klicka på skärm-ikonen uppe i högra hörnet av mötesvyn för att öppna den i en ny flik. Denna flik kan du sedan flytta till den skärm som används för presentation. Tryck F11 för att sätta fönstret i helskärmsläge.

Närvarohantering (Upprop)

Under fliken Närvaro hanterar du vilka ledamöter och ersättare som är på plats och vilka som tjänstgör.
Starta uppropet, hantera närvarande och frånvarande, och använd platskartan för att tilldela ersättare till tomma stolar. Du kan även hantera avanmälningar och ersättare här.

Agendan (Ärenden)

Under fliken Agenda hanterar du mötets ärenden. Du kan lägga till, sortera och redigera ärenden. För varje ärende kan du:

  • Starta/Stoppa: Använd play/stop-knapparna för att aktivera och avsluta behandlingen av ett ärende. (observera att du inte kan starta om ett ärende som har avslutats)
  • Redigera: Ändra titel, talartider, föranmäla talare och anmäla jäv.
  • Hantera talarlistor: När ett ärende är aktivt kan du hantera talar- och repliklistor och ge ordet till deltagare.

Votering

För att starta en votering måste ett ärende vara aktivt. Gå till fliken Votering.

  1. Skapa votering: Fyll i titel och välj om det ska vara en öppen eller sluten omröstning.
  2. Öppen votering: Ledamöterna röstar via sin app och du ser resultatet i realtid. Du kan manuellt registrera en röst vid behov.
  3. Sluten votering: Du räknar rösterna manuellt och matar in resultatet i systemet.
  4. Avsluta och se resultat: När voteringen är avslutad visas resultatet tydligt med ett stapeldiagram.

Efter mötet

När alla ärenden är avklarade, klicka på "Avsluta möte". Mötet arkiveras och blir tillgängligt under "Tidigare möten".

För förtroendevalda

Den här manualen hjälper dig som förtroendevald att förstå och använda systemet under ett möte.

Logga in och Huvudvyn

När du loggar in med din personliga kod möts du av en välkomstskärm. När mötet startar uppdateras sidan automatiskt till mötesvyn. Vyn visar information om det som pågår just nu (upprop, debatt, votering).

Delta i mötet

Anmäla närvaro (Upprop)

Klicka på den gröna knappen "Anmäl närvaro" för att registrera dig.

Delta i debatten

När ett ärende behandlas kan du begära ordet eller replik via knapparna som visas. En talarlista och en timer för aktuell talare visas på skärmen.

Rösta (Votering)

När en votering startar visas röstningsalternativen ("Ja", "Nej", "Avstår") som stora knappar. Klicka på det alternativ du vill rösta på. Du kan ändra din röst genom att trycka på ett annat alternativ.

Övriga funktioner

I verktygsfältet längst ner på sidan hittar du en meny och en chattfunktion.

  • Meny: Här kan du anmäla jäv, begära att få lämna mötet och logga ut.
  • Chatt: Skicka meddelanden direkt till presidiet för exempelvis ordningsfrågor.
  • Håll skärmen vaken: Ett reglage för att förhindra att din enhets skärmsläckare startar under mötet.